Escrituração Contábil Digital (ECD) - Definição

O que é?

O setor contábil por muito tempo foi considerado um dos mais burocráticos dentro de uma empresa, antigamente para fazer o fechamento contábil junto à Receita Federal era preciso uma série de livros e balanços que deveriam ficar arquivados até serem solicitados em uma fiscalização.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED, que significa Sistema Público de Escrituração Digital, e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo.

Por meio da ECD a Receita Federal deseja aumentar o controle da fiscalização, facilitando o acesso aos arquivos contábeis das empresas. Para as empresas, é benéfico, pois a transmissão digital dos arquivos substitui o envio dos arquivos em papel o que gera uma economia de gastos, tempo e maior controle das informações transmitidas. 

Estão obrigadas a adotar a ECD:

A transmissão de toda a escrituração contábil deve ser realizada anualmente, até o último dia útil do mês de MAIO do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. Algumas particularidades devem ser observadas, conforme segue:

Desta forma, o prazo para a transmissão dos arquivos acaba às 23h59min59s, do último dia útil de maio. Este prazo não pode ser prorrogado e multas (quando aplicável) serão geradas caso não aconteça a transferência dos arquivos.

No momento de enviar a escrituração será gerado um recibo de transmissão, que é válido como comprovante de legitimação desse processo.

Devem ser transmitidos em versão digital, os seguintes livros:

1. Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

2. Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

3. Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Vale lembrar que os livros contábeis emitidos em forma eletrônica devem conter uma assinatura digital, sendo necessário um certificado de segurança.

A ECD é responsável pela consolidação do fechamento contábil de uma empresa junto à Receita Federal. Por isso é fundamental realizar a transmissão da escrituração no prazo determinado, para evitar problemas fiscais e multas.